اهمیت تهیه‌ی لیست اصلی در مدیریت مؤثر زمان و سر و سامان دادن به کارها (توصیه‌های کاربردی کریس کرافت)
تهیه‌ی لیست کارها یک ساز و کار اصلی برای مدیریت زمان است. نوشتن لیست کارها خیلی ساده است و تقریباً وقتی از شما نمی‌گیرد ولی انجامش حس خوبی به شما می‌دهد. تهیه‌ی یک لیست اصلی از همه چیز. هر کاری که لازم است انجام بدهید را باید یک جا نوشته باشید.
این لیست شامل موارد مهم می‌شود، کارهایی که یک بار باید انجام شوند. در واقع باید یک زمانی انجامشان بدهید. احتمالاً نمی‌دانید کِی، ولی بالاخره باید یک زمانی به آن‌ها رسیدگی کنید. پس این کارها را به لیست‌تان اضافه کنید.
» ظاهر این لیست باید چگونه باشد؟
این لیست می‌تواند روی یک تکه کاغذ نوشته شود یا یک فایل وُرد یا یک دفترچه‌ی برنامه‌ریزی. یا می‌تواند نموداری باشد روی یک وایت بُرد یا یک تبلت یا هر چه که خودتان دوست دارید.
میتوانید لیست‌تان را روی دیوار نیز نصب کنید. زیرا اینگونه بیشتر اوقات در جلوی چشمان شما قرار دارد و هر روز میتوانید آن را ببینید؛ ولی اگر لیست کارهایتان را در سررسیدتان بنویسید، ممکن است یادتان برود که نگاهی به آن بیندازید.
ولی اگر می‌خواهید لیست در گوشی موبایل یا لپ تاپ‌تان باشد، آن هم اشکالی ندارد، یا اگر لیست را به نمودار ترجیح می‌دهید؛ آن هم اشکالی ندارد. هر طوری که خودتان راحت هستید، انجام دهید. فقط باید لیستی را تهیه کنید که همه چیز را در بر بگیرد.
» آیا باید یک لیست از همه چیز تهیه کرد؟
دانستن بهتر از ندانستن است. به علاوه میتوانید با مشکل رو به رو شوید و آن را حل کنید. اگر لیست شما خیلی بزرگ و مدیریتش سخت باشد، باید از حجمش کم کنید و باید کارهای بیشتری را واگذار کنید. بعضی از موارد را حذف کنید، یا دست کم موارد کمتر ضروری را به بعد موکول کنید.
اگر هم از همه چیز لیستی تهیه کنید آنقدر هم بد نیست. چون متوجه می‌شوید چیزهایی که در لیست نوشته‌اید یا خیلی ضروری نیستند و یا خیلی مهم نیستند.
این مقاله را هم شاید دوست داشته باشید: سه لیست حرفه‌ای روزانه برای نهایت نظم و بهره‌وری
» چگونه بفهمیم چه مواردی ضروری نیستند؟
چون معمولاً کارهای ضروری و فوری را در لیست نمی‌گذاریم، چون احتمالاً قبلاً کارهای ضروری و فوری را انجام داده‌ایم. هیچ کس در لیست اصلیش نمی‌نویسد «ساختمان آتش گرفته را قبل از ریختن سقف ترک کن» یا « با فلان مشتری به آن بحران رسیدگی کن» ما این کارهای مهم و فوری را فوراً انجام می‌دهیم و فقط چیزهای مهم و غیر ضروری را به لیست اضافه می‌کنیم و همین طور چند کار ضروری که مهم نیستند.
پس با لیست به مشکل بر نمی‌خورید و عاشقش می‌شوید. در واقع افرادی که یک لیست اصلی دارند، همیشه می‌گویند بدون این لیست هیچ کاری نمی‌توانند بکنند و اگر لیست نابود شود، فوراً یکی دیگر تهیه می‌کنند، چون اینگونه حس می‌کنند کنترل اوضاع دست خودشان است.
این لیست‌ها مواد اولیه‌ی برنامه‌ریزی‌های شما هستند. بدون لیست اصلی قادر به برنامه‌ریزی نیستید.
نمی‌توانید کارهای مهم را از کارهای ضروری تشخیص بدهید و بین آن‌ها تعادل برقرار کنید. آخرش هم کنترل زندگی از دست‌تان خارج می‌شود و به دیگران اجازه می‌دهید اقدامات بعدی را به شما تحمیل کنند و باعث شوند فقط کارهای ضروری را انجام دهید. همه‌ی کارهایی که به مرحله‌ی اضطرار می‌رسند باعث می‌شوند استرس داشته باشید و ندانید چقدر باید انجام شوند یا چیزی فراموش‌تان شده است یا نه. (اگر زیاد تحت تاثیر استرس قرار می‌گیرید این روش درمان سریع و سرپایی را حتما امتحان کنید)
در واقع بدون این لیست، کارها یادتان می‌روند و کارهایی که ضروری نیستند، ضروری می‌شوند و وقتی می‌فهمید که خیلی دیر شده. لیست اصلی لازمه‌ی برنامه‌ریزی و زمانبندی است. تهیه‌ی یک لیست را می‌توان در 15 دقیقه زمان انجام داد و بعد چند دقیقه‌ای هم برای فکر کردن درباره‌ی کارهای از قلم افتاده لازم است.
این موارد در زمان پیاده‌روی، رانندگی یا هر کار دیگری یادتان می‌آیند. پس هر وقت به ذهنتان رسیدند، آن‌ها را به لیست اضافه کنید. نگهداری از لیست خیلی ساده است، چون شامل کارهای مهمی است که به سرعت انجام نمی‌شوند و تعداد کارهایی هم که به آن اضافه می‌کنید، زیاد نیستند. پس احتمالاً هفته‌ای چند دقیقه برای به روز رسانی لیست‌تان کافی است.
از این زمان باید به خوبی استفاده کنید. از شما می‌خواهم اگر این لیست را ندارید، همین الان یکی تهیه کنید.
یک لیست نیمه کاره، یا لیستی که چند جا نوشته شده باشد به حد کافی خوب نیست. باید لیست‌تان کامل و همه‌ی کارها یک جا باشد. این تنها راه برای نظارت بر اولویت‌هاست.
چه لیست شما کامپیوتری یا کاغذی باشد؛ چه یک لیست ساده داشته باشید یا یک لیست نموداری؛ فرقی نمی‌کند، لیست خود را همین حالا به صورت یک جا تهیه کنید. اگر قبلاً این کار را نکرده‌اید، حداقل یک ماه امتحانش کنید. مطمئن هستم که طی مدت یک ماه و یا کمتر، عاشقش می‌شوید، به اوضاع مسلط می‌شوید و تعجب می‌کنید که قبلش چطور زندگی می‌کردید.
پس قول بدهید چند روز در هفته فقط 15 دقیقه وقت بگذارید و لیست مورد نظر خود را تهیه کنید و از آن به خوبی استفاده کنید، تا هم کارهایتان سر و سامان پیدا کنند و هم زمان بیشتری را برای خود داشته باشید و مدیریت همه چیز در دستان خودتان باشد.
منبع پروژه سوخت جت
